Michael Hübler

FÜHRUNG, MENSCHENKENNTNIS, KONFLIKTMANAGEMENT

07.03.14

Alte Routinen überwinden, neue Routinen finden

Die 5S-Methode zur Reorganisation Ihres Arbeitsplatzes

Wer kennt das nicht? Im Arbeits- und Privatleben schleicht sich schnell manche Routine ein, die anschließend schwer wieder abzustellen ist. Dadurch wird Arbeitsmaterial nicht mehr gefunden. Die Papierberge auf dem Schreibtisch wachsen an. Aus solchen Routinen wieder herauszufinden und vor allem neue zu etablieren, erscheint schwer. Zu oft rutscht das Gewohnheitstier Mensch wieder in seine alten Abläufe und Strukturen.  Hier kann die 5S-Methode zur Arbeitsplatzorgansiation und -standardisierung gute Dienste leisten, um die Arbeitseffizienz und Produktivität durch verringerte Suchzeiten zu erhöhen. Und so geht's: 

1. (Aus-)Sortieren

Wenn Sie Ihren Arbeitsplatz durchgehen: Was davon brauchen Sie wirklich und was nicht? Was brauchen Sie häufiger und was weniger häufig? Gibt es Orte, an denen manche Dinge besser aufgehoben wären (Lager, Keller, Kollege)? Können Sie manche Dinge komplett entsorgen, weil Sie sie niemals benutzen? Aussortiert bzw. gelöscht werden können aber auch e-mails oder alte Dateien. Und weiter: Denken Sie bei manchen Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste, die Sie ungern machen wollen, genau darüber nach, warum dies so ist. Und dann heisst es: Change it, love it oder leave it. Sprich: Kann ich etwas verändern? Wenn nein, gibt es nur zwei weitere Möglichkeiten: Akzeptieren und lieben lernen oder (vielleicht doch lieber dieses Facebook-Kontakt) löschen!? Wenn Sie sich noch nicht sicher sind, ob Sie etwas "löschen" können, richten Sie dafür einen vorübergehenden Platz ein und verfassen dem "Ding" ein Haltbarkeitsdatum: Wenn sich nicht innerhalb des nächsten Monats ein Nutzen ergibt: Weg damit. Stellen Sie sich im Zweifel die Frage, die wir auch aus dem Linder-Axiom kennen: Was kostet mich eine Neuanschaffung und was kostet mich die Lagerung (inkl. Abstauben und Nerven)? Effekt: Mehr Übersicht, Platzgewinn, Gedanken über Wertigkeit 

2. Systematisieren und ordnen

Schauen Sie sich in Ihrer Arbeitsumgebung um und betrachten Sie die Anordnung der Gegenstände. Haben Sie alles in greifbarer Nähe, was Sie für die tägliche Arbeit benötigen? Finden Sie alles auf Anhieb oder müssen Sie Papierstapel wegschieben und durchwühlen? Vielleicht hilft Ihnen eine kleine Skizze Ihrer Greif- oder Laufwege. Das Faultier in uns sagt: Der Weg eines Dokumentes von Ihrer Hand zu seinem angestammten Ort muss so kurz wie möglich sein. Manchmal sind zur Hilfe entsprechende Markierungen und Beschriftungen (z.B. auf Ordnern) sinnvoll, um Dinge auch langfristig an den gleichen Orten wiederzufinden. Auch die üblichen Reiter und Unterteilungen in Ordnern und Schubfächern sind unumgänglich. Überlegen Sie, wie lange Sie benötigen, um etwas zu finden. Ist es bei einem regelmäßig benutzen Objekt (z.B. ein Taschenrechner) länger als 1 Minute, sollten Sie darüber nachdenken, was Sie verändern können. Effekt: Übersichtlichkeit, schneller Zugriff, Zeitgewinn, Stressreduzierung, Fehlervermeidung 

3. Sauberkeit

Hier geht es nicht nur darum, den Arbeitsplatz zu säubern, um ihn für sich selbst, für Kunden und Kollegen einladender zu machen, sondern auch um den Aspekt der Gesundheit bzw. des Ausschaltens von Gefahrenquellen. Der Reinigungsaspekt kann sich sowohl auf die reale als auch virtuelle Welt beziehen (Stichwort: Virenscanner, um den Computer wieder schneller zu machen). Zudem sollten Bedingungen geschaffen werden, damit das Reinigungspersonal auch reinigen kann (z.B. leere Tische). Effekt: Vorbeugende Wartung durch Mängelerkennung, Erhöhung der Arbeitssicherheit, höhere Motivation der Mitarbeiter durch Wohlbefinden, Langlebigkeit der Akten, Werterhaltung 

4. Standardisierung und Routinen

Die erarbeiteten Grundlagen werden in diesem Schritt standardisiert und auf andere Arbeitsplätze, an denen gleiche Tätigkeiten ausgeführt werden, übertragen. Um auch langfristig erfolgreich zu sein, lohnt es sich die „Fünf-Minuten-Regel“ einzuführen. In so mancher Ausgabe der "Brigitte" wird schon seit vielen Jahren der morgendliche 15-Minuten-Gang durch die Wohnung propagiert, um erst einmal das Gröbste aufzuräumen. Warum also nicht auch im Büro? Jeder Mitarbeiter nimmt sich folglich einmal täglich fünf Minuten Zeit, am besten gleich am frühen Morgen, um auf seinem Arbeitsplatz wieder die herkömmliche Ordnung herzustellen und somit auch beizubehalten. So können auch Tagesroutinen eingeführt werden wie: 


  • 8:00-8.30 die wichtigsten Mails beantworten,
  • Tagesübersicht erstellen bis 9.00. Auf der To-Do-Liste die 1-3 wichtigsten Aufgaben markieren und die ersten Schritte dazuschreiben,
  • 9-12.00 Kundenkontakte, dazwischen an den anstehenden Aufgaben arbeiten. Usw.

Sich (neue) Routinen anzueignen heißt aber auch alte Routinen zu verändern. Überlegen Sie sich daher bei jedem mal, wenn Sie etwas ablegen wollen: Passt es dorthin? Wenn nein: Legen Sie es an seinen angestammten Platz oder finden Sie einen geeigneten. Stellen Sie sich die Frage: Was habe ich mir über die Zeit hinweg angewöhnt (z.B. Mappe herausnehmen und nicht mehr zurücklegen) und was möchte ich verändern? Auf Teamebene haben sich für Routinen sogenannte One-Page-Standards (Infografiken, Prozessabläufe, Entscheidungsbäume o.ä.) als erfolgreich herauskristallisiert.  Dazu Erkenntnisse aus der Lernpsychologie: 


  • 1. Machen Sie mind. jeden 2.Tag etwas für Ihre Ordnung.
  • 2. Halten Sie die neuen Gewohnheiten 4-6 Wochen durch.

Erst dann kann eine neue zur alten Gewohnheit werden. Effekt: Neue Gewohnheiten werden trainiert, der Standard wird gehalten und wirkt sich auch schnell auf die Umgebung (z.B. neue Mitarbeiter) aus. Wenn die neuen Routinen zu alten Routinen werden, läuft alles von alleine. 

5. Selbstdisziplin und Motivation

Der letzte Punkt ist eigentlich ein Metapunkt, denn ohne Selbstdisziplin funktionieren auch die anderen 4S nicht. Für dauerhafte Erfolge ist folglich Selbstdisziplin unabdingbar. Stellen Sie sich Fragen wie:  

  • Warum ist mir die Ordnung am Arbeitsplatz so wichtig?
  • Inwieweit kann ich mich dann besser auf meine Arbeit konzentrieren?
  • Wie könnte meine Arbeit in der Zukunft aussehen?
  • Was würde mein Umfeld sagen?
  • Welche verdeckten Gewinne habe ich, wenn alles beim alten bleibt (z.B. wer sucht, muss nicht arbeiten und kann sich mit gleichgesinnten über sein Chaos unterhalten oder den beliebten Spruch "das Genie usw." als Banner vor sich hertragen)?
  • Wie kann ich es schaffen, mich (oder mein Team) entsprechend zu motivieren?

Die Erkenntnisse können von motivierenden Zukunftsvisionen (z.B. als Grafik der Laufwege) über das Bloßlegen der eigenen Stolpersteine bis hin zu einfachen Belohnungen gehen. Effekt: Die neue Routine wird zur alten Routine. 

Literatur:

Pocket Power: 5S - Prozesse und Arbeitsumgebung optimieren. Hanser-Verlag

Bild: Squaredpixels @iStock.com

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Peats Redaktion

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18.04.11

Was macht erfolgreich?

Welchen Einfluss haben Persönlichkeitsmerkmale auf Entscheidungen von Gründern und Selbstständigen?

Selbstständige sind ein Motor für wirtschaftliches Wachstum, da sie neue Arbeitsplätze schaffen, die Innovationsquote verbessern und bereit sind, Risiken zu tragen. Neben Faktoren wie Bildung, Altersklasse und familiärer Erfahrung mit Unternehmertum sind es vor allem persönliche Merkmale, die Selbstständige von Angestellten unterscheiden. Welchen Einfluss haben Persönlichkeitsmerkmale auf Entscheidungen von Gründern und Selbstständigen? 

Diese Frage wurde von der DIW Berlin und IZA Bonn im Rahmen einer Studie untersucht. Für die Erfassung der Persönlichkeitsmerkmale wurde in der Studie das Fünf-Faktoren-Modell (FFM) verwendet, mit dessen Hilfe die fünf Dimensionen emotionale Stabilität (bzw. Neurotizismus), Extraversion, Offenheit für Erfahrungen, Verträglichkeit und Gewissenhaftigkeit gemessen werden konnten. Die Hypothese, dass unternehmerischer Erfolg mit hohen Werten in den drei Dimensionen Extraversion, Offenheit für Erfahrungen und emotionale Stabilität einhergehen könnte, war Ausgangspunkt. Eine größere Unnachgiebigkeit wurde ebenfalls als ein Indiz für unternehmerischen Erfolg vermutet. Dem Faktor Gewissenhaftigkeit wurde keine eindeutige Aussagekraft zugesprochen.  Persönlichkeitsprofile von Selbstständigen unterscheiden sich laut Ergebnis der Studie deutlich von denen der angestellt tätigen Mitarbeiter. "Selbständige sind offener für Erfahrungen, extrovertierter und risikobereiter als Angestellte". Sie sind also kreativer und origineller, kommunikativer, haben mehr Durchhaltevermögen und mehr Freude am Risiko. 

Die Eigenschaft Offenheit für Erfahrungen ist bei den Selbständigen im Durchschnitt um etwa 36 Prozent höher als bei Angestellten, Extraversion um 21 Prozent.

Die anderen Dimensionen weisen überwiegend geringere Unterschiede auf, jedoch hat sich die erhöhte Risikobereitschaft tatsächlich als ein wichtiger Faktor erwiesen. Allerdings konnte auch beobachtet werden, dass eine zu hohe Tendenz zum Risiko ebenso schädliche Auswirkungen hat wie eine zu niedrige. Die Erklärung dafür ist, dass die Wahrscheinlichkeit des Scheiterns bei sehr riskanten Entscheidungen steigt. Niedrige Werte beim Faktor Verträglichkeit versetzen Selbstständige in die Lage, Verhandlungen eher zum Vorteil ihrer eigenen Unternehmung zu führen – ein geringer Wert wirkt sich hier also positiv aus.   Insgesamt ist es das Fazit der Studie, dass es innerhalb eines gewissen Rahmens möglich ist, die erfolgreiche unternehmerische Persönlichkeit zu definieren und zu messen. Das wiederum ist natürlich sehr interessant, wenn es um gezielte Förderprogramme geht, die diese Informationen gezielt nutzen können. Einen weiteren Bedarf für die Ergebnisse der Studie gibt es bei Existenzgründerberatungen, Training- und Coachingangeboten.  Die Untersuchungsergebnisse sind sehr umfassend und interessant, es lohnt sich daher, hier die Quelle einzusehen. www.diw/pdf.de 

Die Psychologen der Studie stellten sich auch die Frage, ob die Verbindung zwischen dem Fünf-Faktoren Modell und unternehmerischen Leistung ausreicht, da bestimmte Faktoren wie Risikobereitschaft, Geduld oder Vertrauen als klare Stärken für Selbstständigkeit gelten, mit dem FFM aber nur indirekter Zusammenhang untersucht werden kann. 

Bild: FangXiaNuo @istock.com

persoenlichkeit
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Peats Redaktion

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31.01.14

Checken Sie die Stimmung am Arbeitsplatz

In einer Mitarbeiterbefragung hat MARKON die Einflußfaktoren für das Betriebsklima unter die Lupe genommen.

In einer Mitarbeiterbefragung hat Markon die Einflußfaktoren für das Betriebsklima unter die Lupe genommen. Ein gutes Betriebsklima wird durch viele verschiedene Einflussfaktoren bestimmt und ist absolut wesentlich für ein Unternehmen. Wertschätzung, Respekt und eine gute Kommunikationskultur sind nicht nur nice to have sondern bare Münze. Warum? Ganz einfach: ein gutes Betriebsklima reduziert die Fehl- und Krankentage. Ein Unternehmen mit glücklichen Arbeitnehmern braucht auf 1000 Mitarbeiter ca. 73 Mitarbeiter weniger als ein Betrieb mit einem schlechten Arbeitsklima, so die Aussage in einem Artikel der Welt.  

Es gibt aber noch mehr gute Nachrichten. Auf einer Skala von 1-10 liegt die Lebenszufriedenheit der Arbeitnehmer/innen im Schnitt bei 6,8.  Sogar 91 Prozent der Befragten sind zufrieden mit ihrem Beruf und 77 Prozent der Studienteilnehmenden beschreiben ihren Beruf als die ideale Tätigkeit.  

Und die schlechten Nachrichten? Intrigen stehen natürlich ganz oben auf der Liste der Faktoren, die zu einem schlechten Klima führen. Kennen Sie Kollegen, die mit einem echten Pokerface herumlaufen und ganz freundlich zu Ihnen sind? Nichts an Ihrem Verhalten läßt darauf schließen, dass sie das Messer schon in der Hand haben und nur auf den günstigen Moment warten... Kennen wir alle. Was auch stört ist die Angst vor drohendem Verlust des Arbeitsplatzes oder faule Kollegen, die den ganzen Betrieb aufhalten.  

  • Wie ist es bei Ihnen im Job? Werden beispielsweise Konflikte zwischen Kollegen thematisiert? Oder soll alles einfach funktionieren?
  • Wie hoch ist bei Ihnen die Fluktuation?
  • Kommunizieren Sie offen miteinander oder gibt grüppchenweise Getuschel?
  • Gibt es bei Ihnen jemanden im Team, der dafür sorgt, dass der Chef es erfährt, wenn jemand einen Fehler macht?
  • Wissen Sie genau, was zu tun ist, oder weiß das bei Ihnen eigentlich keiner so richtig?

Wollen Sie genauer wissen, wie es bei Ihnen aussieht? Machen Sie den Test


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metaBeratung GmbH

Experte für die Persönlichkeitsentwicklung und strategischer Partner für erfolgreiches Talentmanagement in DACH

20.06.16

Chefs fürchten lustlose Mitarbeiter

Eine Umfrage von metaBeratung beleuchtet, was es bei Führungskraft und Mitarbeiter in der digitalen Arbeitswelt braucht

81 Prozent der deutschen Führungskräfte fordern, die Förderung von Motivation und Engagement der Mitarbeiter auf die To-do-Liste Ihres Unternehmen zu setzen, um die digitale Transformation erfolgreich meistern zu können. Dies ergab die Umfrage „Human Resources in der digitalen Transformation“ von metaBeratung, der Management- und HR-Beratung mit Schwerpunkt auf Persönlichkeitsverfahren. Für die Umfrage wurden 100 Führungskräfte von Wirtschaftsunternehmen in Deutschland befragt. Dabei richtet sich das Augenmerk der Befragten auch selbstkritisch auf die eigenen Reihen: Zwei Drittel fordern, gleichzeitig neue Führungsleitbilder zu entwickeln und dies auf die digitale Agenda ihres Unternehmens zu setzen.

„Motivierte und engagierte Mitarbeiter sind im herausfordernden digitalen Veränderungsprozess ein zentraler Erfolgsfaktor“, sagt Dr. Rainer Neubauer, Geschäftsführer von metaBeratung, autorisierter Distributor der Hogan Assessments in DACH. „Möchte eine Führungskraft sein Team für die künftigen Veränderungen motivieren, werden wirtschaftliche Anreize alleine nicht reichen. Wichtiger ist es, sein eigenes Verständnis der Führungsrolle auf den Prüfstand zu stellen und anzupassen: Hierarchie spielt keine große Rolle mehr, gefragt sind Teamplayer mit stark ausgeprägten soziale Kompetenzen. Eine Führungskraft sollte in der Lage sein, Menschen aus unterschiedlichen Fachbereichen effektiv zusammenarbeiten zu lassen. Dies muss natürlich schon bei der Auswahl von geeigneten Persönlichkeiten für eine leitende Position berücksichtigt werden.“   Führung auf Distanz wird in der digitalen Arbeitswelt immer wichtiger – in mobil arbeitenden Teams müssen Führungskräfte einer reibungslosen Kooperation den Weg ebnen. Für diese neue Führungsrolle sind andere Persönlichkeiten gefragt als bisher: Sie sollten klare Ziele haben, dabei gleichzeitig einfühlsam und verlässlich sein. „Um diese Persönlichkeiten zu finden, haben sich in der Praxis wissenschaftlich valide Persönlichkeitsverfahren, wie die Hogan Assessments durchaus bewährt“, sagt Dr. Neubauer. „Das Entscheidungsverhalten in belastenden Veränderungsprozessen – wie im digitalen Wandel – lässt sich mit den Hogan Verfahren verlässlich vorhersagen. Auch die Persönlichkeitsmerkmale, kreativ neue Wege zu beschreiten und an die Mitarbeiter weiterzugeben, können wir mit den Hogan Assessments nach wissenschaftlichen Methoden messen.“   Um die Motivation steigern zu können müssen in einem Change-Prozess natürlich auch die Rahmenbedingungen stimmen. Neben der richtigen Personalauswahl sollten auch andere zeitgemäße Anreize gesetzt werden. 77 Prozent der befragten Führungskräfte empfehlen diesbezüglich zum Beispiel Aus- und Weiterbildungsangebote mit individueller Online-Schulung. Denn Arbeitnehmer erwarten im digitalen Zeitalter solche Schulungskonzepte schon als Teil der Unternehmenskultur. Daneben ist natürlich die Mitarbeiterbeteiligung an einem solch großen Veränderungsprozess wie der Digitalisierung unumgänglich. 68 Prozent der Manager raten deshalb dazu, die Führungsverantwortung vermehrt auf die Teams zu übergeben. Dass sich in diesem Punkt so viele einig sind, macht deutlich, dass die Führungskräfte dem Wunsch der Mitarbeiter nach einer aktiveren Rolle bei der digitalen Transformation nachkommen möchten. Ein Schritt in diese Richtung wäre es beispielsweise, die Organisationsstrukturen flexibler zu gestalten. Nur so können Mitarbeiter auch über die Grenzen der Abteilungen hinaus in neue Teamstrukturen eingebunden werden.   

Zur Umfrage „Human Resources in der digitalen Transformation“

metaBeratung befragte im März 2016 hundert Führungskräfte auf drei Führungsebenen (C-Level, Geschäftsführung und Nachwuchsführungskräfte) zu Themen rund um HR in der digitalen Transformation. Die Studie wurde über einen Online-Panel-Dienstleister in den Schwerpunktbranchen Bauwesen, Transport, Fertigungsindustrie, IT, Großhandel und Finanzen durchgeführt.

Bild: Bethany Legg @unsplash.com

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