Die digitale Transformation verursacht Veränderungen und Dynamiken im beruflichen Kontext und kratzt an gewohnten Arbeitsprozessen. Wo steht dabei die HR-Arbeit? PEATS erklärt, wieso sich die HR-Abteilung im Zuge der digitalen Transformation wappnen muss.

Digitalisierung für den Zeitfresser HR-Administration 

Eine Untersuchung von CornerStone aus dem Jahr 2017 hat gezeigt - Deutschland hat beim Thema Digitalisierung und Industrie 4.0 im Vergleich zu den europäischen Kollegen noch großen Nachholbedarf. Statt Chancen zu nutzen, leisten deutsche Unternehmen kulturellen Widerstand gegenüber digitalen Veränderungsprozessen. 

Die Studie hat ergeben, dass viele Aufgaben in der HR durch digitale Lösungen vereinfacht werden können, die Berührungspunkte bisher aber noch zu gering sind. Dies betrifft insbesondere administrative Tätigkeiten: Den Großteil der Arbeitszeit investieren HR-Manager in Verwaltungsaufgaben und Sachbearbeitung. Dazu zählen unter anderem die Erstellung oder Anpassung von Arbeitsverträgen, aber auch Änderungen von Stammdaten der Belegschaft oder die Organisierung von Urlaubstagen. Die Zwickmühle besteht vor allem darin, dass der Verwaltungsaufwand den HR-Managern so viel Zeit raubt, dass sie oft nicht mehr ausreichend Zeit haben, um sich um die eigenen Mitarbeiter und Bewerber zu kümmern. Ein erfolgreiches Talent Management  kann also leicht auf der Strecke bleiben. Nicht selten bestätigt sich der geläufige Vorwurf, die Personalabteilung reagiere statt agiere.

Viele HR-Manager, aber auch Geschäftsführer zählen strategische Entscheidungen nicht zum Aufgabengebiet der Personalabteilung. Doch das Personalmanagement inklusive Recruiting, Onboarding, Personalcontrolling sowie Personalentwicklungsprozessen ist gänzlich ohne strategischen Einfluss nicht unbedingt erfolgreich.

Mit neuer Technik und digitalen Tools bürokratische Gewohnheiten aufbrechen

Ein Grund für den erhöhten Zeitaufwand von (verwaltungstechnischen) Aufgaben sind nicht selten fehlende oder veraltete Softwareanwendungen, oft ist auch die Hardware selbst überholt. In die Jahre gekommene Computer, alte Betriebssysteme oder selbstgeschriebene, nicht mehr aktualisierte Programme sind enorme Zeitfresser - dies betrifft in der Regel aber nicht bloß die HR-Abteilung, sondern die gesamte Belegschaft. Regelmäßige Updates der technischen Arbeitsbedingungen sind obligatorisch und einer der einfachsten und wichtigsten Türöffner für die digitale Transformation. Da flexible Arbeitsmöglichkeiten einen direkten Einfluss auf die Mitarbeiterzufriedenheit haben, sind beispielsweise auch verschiedene Workspaces denkbar.

Um Zeitfresser zu reduzieren und von digitalen Lösungen zu profitieren, helfen außerdem Veränderungen von starren Prozessabläufen sowie die Nutzung digitaler Tools. Diese Tools können Software für die Administration sein, von der die gesamte Belegschaft profitieren kann. Ein Tool zur Personaladministration, in dem Mitarbeiter ihre Daten selbst einsehen und bearbeiten können, spart lange Bearbeitungsschleifen und damit Zeit. Richtig effektiv ist die Software aber vor allem, wenn es auch eine entsprechende App für eine mobile Nutzung gibt. So können Mitarbeiter von ihren Smartphones auf ihre Daten zugreifen, Änderungen eintragen oder beispielsweise eine Krankmeldung digital hochladen. Das spart sowohl in der HR-Abteilung als auch beim Mitarbeiter viel Zeit und Energie.

Digitale Transformation als positives Employer Branding

Wer sich als Unternehmen der digitalen Transformation verweigert, verschließt die Augen vor der Zukunft und riskiert damit, wertvolle Mitarbeiter zu verlieren. Wir gehen noch einen Schritt weiter - auch die Bindung neuer Mitarbeiter und das Finden neuer Talente kann durch einen zu großen kulturellen Widerstand auf der Strecke bleiben. 

Die einfache Handhabung mit Verwaltungsaufgaben ist ein erster wichtiger Schritt, damit die HR-Abteilung 4.0 wird. Doch auch weitere Prozesse wie das Onboarding, die Feedbackkultur im Zuge von Personalentwicklungsmaßnahmen, Mitarbeiterbefragungen sowie das Recruiting können optimiert und digitaler gestaltet werden.

Um die entwickelten Talente zu halten, müssen Unternehmen sich so aufstellen, dass die Mitarbeiter bleiben wollen. Diese möchten nicht bloß eine finanzielle Entlohnung für ihre Arbeit. Die Anforderungen an eine gelungene Work-Life-Balance, die Vereinbarkeit von Arbeit und Familie, aber auch an die konkreten Aufgabenfelder, den Verantwortungsbereich sowie den Vorgesetzten sind ganz individuell und vielfältig. Dies hängt unter anderem auch stark mit den persönlichen Motiven des Mitarbeiters zusammen. Viele Beschäftigte nehmen nicht mehr den erstbesten Job an, sondern entscheiden sich bewusst und konkret für die Inhalte ihres beruflichen Lebens. Vor allem der Einstieg der Generation Y und Z in den Arbeitsmarkt hat diesen Bewusstseinswandel vorangetrieben.  

Bewerber suchen ihren Arbeitgeber also bewusst aus. Sie hören auf Empfehlungen von Freunden und ehemaligen Kollegen, bewerten die Internetpräsenz des Unternehmens oder legen wert auf Bewertungsplattformen wie beispielsweise Kununu. Um Talente zu finden und zu binden, müssen sich Unternehmen und ihre personellen Aushängeschilder von ihrer besten Seite zeigen. Bei Talenten ab der Generation Y gehört hier eine positive Einstellung gegenüber der digitalen Transformation sowie die Bereitschaft gewohnte Prozesse aufzubrechen, dazu.  

Dieser Artikel ist Teil der Blogparade zur Zukunft der Arbeit von Berufebilder.de