Das Onboarding hilft Unternehmen dabei, den Jobwechsel des neuen Mitarbeiters so angenehm wie möglich zu gestalten. Mit einer erfolgreichen Onboarding-Strategie können Unternehmen dem Mitarbeiter das Gefühl bestätigen, mit dem Wechsel die richtige Entscheidung getroffen zu haben. Dies ist für Fachkräfte ebenso wichtig wie für Führungskräfte. 

Bereits zu dem Zeitpunkt, an dem der Bewerber seinen Arbeitsvertrag unterschreibt, sollten Unternehmen ansetzen und eine Bindung zwischen Arbeitgeber und dem neuen Mitarbeiter aufbauen. Warum Onboarding-Maßnahmen so wichtig sind, um Talente zu halten, beschreibt das HR-Vergleichsportal PEATS. 

Laut einer Umfrage von Haufe Lexware aus dem Jahr 2017 denken bereits 15 Prozent der Beschäftigten an ihrem ersten Arbeitstag an die Kündigung. Wer sich beim Onboarding zu wenig engagiert, läuft Gefahr, neu geworbene Talente schnell wieder zu verlieren. Wer auf Bewertungsplattformen schlecht abschneidet, riskiert es, die Talente gar nicht erst für sich gewinnen zu können. Dem Employer Branding kommt in der Personalarbeit daher eine zentrale Bedeutung zu. 

Unternehmen müssen ihre Onboardingprozesse optimieren, um die soeben gewonnenen Talente im Unternehmen zu halten. Dazu gehört Professionalität, zum Beispiel indem Zuständigkeiten und Prozessabläufe eindeutig geklärt sind. Ebenso wichtig ist Authentizität: Personalmanager sollten versuchen, das Onboarding der jeweiligen Unternehmenskultur anzupassen und dem neuen Kollegen kein bestimmtes Bild vorzutäuschen.

Wenn das Unternehmen eignungsdiagnostische Instrumente wie Personaltests in ihren Recruitingprozess integriert hat, können sie für das Onboarding die Ergebnisse des Tests heranziehen und die Maßnahmen individuell anpassen. Welche Schwächen hat der neue Kollege? Worin ist er stark? Braucht der neue Kollege viel Handlungsspielraum? Wie ist der Arbeitnehmer motiviert? Ist Wertschätzung für ihn ein wichtiger Antriebsmotor? Stellt sich der neue Mitarbeiter beim Rundgang seinen Kollegen selbst vor oder spricht der HR-Manager für ihn? 

Wer im Onboarding nicht nur standardisierte Prozesse ab arbeitet, sondern individuelle Persönlichkeitsmerkmale einbindet, stärkt in den ersten Stunden bereits die Mitarbeiterbindung. 

PEATS stellt vor, welche Schritte zu einem Onboardingprozess zählen.

Onboarding I: Vorbereitung vor Arbeitsantritt

Der Onboarding-Prozess beginnt bereits nach Vertragsunterzeichnung: Es ist sinnvoll, den neuen Kollegen bereits vor dem ersten Arbeitstag ins Boot zu holen. Eine Möglichkeit ist beispielsweise das Versenden von Infomaterialien und Nennen von Kontaktdaten, wenn in der Zwischenzeit Fragen oder Anliegen auftauchen. Diese reichen von der Parkplatzsituation, über die möglichen Arbeitszeiten bis hin zu speziellen Bitten des neuen Arbeitsplatzes.

Das HR-Management kann sich in dieser Zeit außerdem darum kümmern, dass im Betrieb ein „Buddy“ gefunden wird – eine Art Pate, der den neuen Kollegen an die Hand nimmt und für Fragen jeder Art verfügbar ist. Sollte es sich um einen Bürojob handeln, sind technische Anforderungen wie Computer oder Laptops, Telefone oder IT-Berechtigungen dringend zu klären. Eine interne E-Mail oder einen Eintrag ins Intranet sollte ebenfalls abgesetzt werden: HR-Manager sollten die Belegschaft vor dem offiziellen Start über den Neuzugang informieren – im Idealfall mit Bild und Namen.

Nähert sich der erste Arbeitstag sollte der HR-Manager oder zukünftige Vorgesetzte dem neuen Mitarbeiter per Mail die wichtigsten Informationen zum ersten Arbeitstag mitteilen.

Dazu gehören zum Beispiel

• Um wieviel Uhr soll der Mitarbeiter am ersten Tag erscheinen?
• Welches Programm ist für den ersten Tag geplant?
• Soll der Mitarbeiter fehlende Unterlagen mitbringen?
• Findet ein gemeinsames Mittagessen statt?
• Welcher Kollege fungiert für den Mitarbeiter als Buddy und somit als zentrale Ansprechperson?

Onboarding II: Einführung und Orientierung am ersten Arbeitstag

Der erste Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters hat einen entscheidenden Einfluss auf die Bindung zwischen Arbeitnehmer und Unternehmen. Der Mitarbeiter startet in einem neuen Betrieb und muss sich an den internen Strukturen und Prozessen orientieren. Dies geschieht am besten, wenn der Mitarbeiter bereits am ersten Arbeitstag ganzheitlich in den neuen Arbeits- und Einsatzort eingeführt wird.

Was gehört zu den Onboardingmaßnahmen für den ersten Tag?

• Ein eingerichteter Arbeitsplatz mit allen notwendigen Utensilien und einem Willkommensgruß
• Eine funktionierende Technik mit allen für den Job notwendigen Programmen und Zugriffen
• Die Erklärung interner Prozesse und allgemeiner Abläufe
• Ein Kennenlernen der Kollegen und Führungskräfte
• Ein Rundgang durch das Unternehmensgebäude
• Ein für den ersten Tag ausgearbeiteter Zeitplan (zum Beispiel mit einem gemeinsamen Mittagessen oder Einführungsveranstaltungen)

Der erste Arbeitstag bildet den Grundstein für eine gelungene Integration in das Arbeitsumfeld. Arbeitgeber haben den Wunsch, dass sich neue Kollegen schnell einleben, sich wohl fühlen und alles vorfinden, was sie zur Erbringung guter Leistungen benötigen. Welche Aspekte genau hierzu beitragen, können Unternehmen zum Beispiel aus den Verhaltens- und Persönlichkeitstests des Recruitingprozesses nehmen.

Auch der Arbeitnehmer hat durch Vorstellungsgespräche und den ersten persönlichen Eindrücken seine Erwartungen und möchte diese manifestieren. Ein im Vorstellungsgespräch vermitteltes Bild, das sich bereits am ersten Arbeitstag als falsch erweist, kann die Bindung zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter unter Umständen stark dämpfen. Nicht vorbereitete Technik, fehlende Zugriffe oder mangelndes Interesse der neuen Kollegen können ebenfalls dazu führen, dass die Motivation des neuen Mitarbeiters getrübt wird.

Onboarding III: Rückblick und Feedback nach Arbeitsantritt

Nach der ersten Woche ist es sinnvoll, ein erstes Feedbackgespräch mit dem neuen Kollegen zu führen. So kann sich der Arbeitgeber ein Bild von den ersten Eindrücken des Mitarbeiters machen. Damit stellt er einerseits sicher, dass der neue Mitarbeiter sich wohl fühlt. 

Gleichzeitig hilft ein solches Gespräch dabei, Lücken und Potenziale im Onboardingprozess aufzudecken. Was lief gut? Welche Prozesse können noch in das Onboarding integriert werden? Wo gibt es noch Verbesserungsbedarf? Um die eigene Betriebsblindheit auszuhebeln, sind solche Gespräche sehr wertvoll und aufschlussreich.